Zakres usług:
1. Opracowanie wszelkiego rodzaju przepisów kancelaryjno archiwalnych usprawniających zarządzanie dokumentacją i informacją.
2. Tworzenie archiwów elektronicznych.
3. Archiwizacja tj. porządkowanie dokumentacji podmiotów gospodarczych oraz instytucji państwowych i samorządowych.
4. Przechowywanie dokumentacji podmiotów funkcjonujących jak i zlikwidowanych.
5. Brakowanie i niszczenie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej.
Opracowanie przepisów kancelaryjno archiwalnych.
Do prawidłowego i efektywnego funkcjonowania aktotwórcy w zakresie zarządzania dokumentacją i informacją, niezbędne są następujące normatywy:
- instrukcja kancelaryjna,
- instrukcja archiwalna,
- jednolity rzeczowy wykaz akt,
- kwalifikator dokumentacji technicznej, itp.
Składnica wykonuje pojedyncze instrukcje lub pełne zestawy tych normatywów.Archiwa elektroniczne.
Proponujemy wdrożenie systemu komputerowego do obsługi nowoczesnego archiwum zakładowego w małych jak i dużych przedsiębiorstwach, pracującego w sieci lokalnej i rozległej. Archiwum elektroniczne pozwala na łatwą i szybką ewidencję zgromadzonych zasobów, wyszukiwanie potrzebnych dokumentów wg kilkunastu kryteriów, sporządzanie raportów i zestawień dokumentujących pracę archiwum. Opcjonalnie do programu można dołączyć moduł cyfrowej archiwizacji dokumentów, dzięki któremu eliminowana jest konieczność fizycznego odszukiwania potrzebnych akt, które to możemy wydrukować lub przesłać pocztą elektroniczną.
System jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
Archiwizacja - porządkowanie dokumentacji.
Zakres wykonywanych czynności:
- selekcja akt - kwalifikowanie dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych, w tym oddzielenie akt przeterminowanych od akt przeznaczonych do dalszego przechowywania,
- segregacja, porządkowanie i opracowanie akt według komórek organizacyjnych,
- klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym,
- sporządzenie ewidencji dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej oraz akt przeterminowanych (w tym, uzyskanie zgody lub opinii Archiwum Państwowego na przekazanie akt na makulaturę,
- wybrakowanie i zniszczenie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, wg ustalonych procedur potwierdzonych dokumentacją brakowania i niszczenia.
Przechowalnictwo (depozyt) dokumentów.
Powierzone nam akta przechowujemy w magazynach stanowiących naszą własność (ok.1.600 m2 powierzchni). Magazyny wyposażone są w nowoczesne systemy antywłamaniowe i przeciwpożarowe oraz podlegają stałemu monitoringowi agencji ochrony mienia. Składujemy w nich już ok. 8,0 km dokumentów. Przejęliśmy na składowanie ponad 350 zespołów archiwalnych zlikwidowanych spółdzielni, przedsiębiorstw i innych instytucji z terenu kilkunastu województw. Przyjmujemy, że jest to potwierdzeniem naszej solidności i profesjonalizmu oraz ugruntowanej pozycji na rynku.
Od 2001r. usługę przechowalnictwa akt (tzw.depozyt) oferujemy także podmiotom funkcjonującym. Oferta nasza ma na celu zapewnić im:
- odciążenie powierzchni biurowej,
- zabezpieczenie przed dostępem do akt nieupoważnionym osobom,
- bezpieczeństwo danych,
- racjonalizację zatrudnienia,
- efektywność obsługi dokumentacji.
- obniżenie konta działalności
Dokumenty naszych Klientów przechowywane są w pudłach archiwizacyjnych, które m.in. umożliwiają utajnienie danych. Klient ma zapewniony stały dostęp do swoich akt w siedzibie Składnicy lub Składnica może je dostarczyć do Klienta w ciągu 24 h.
W usłudze ekspresowej dostarczamy akta do Klienta w ciągu 2-4 h.
Nasi pracownicy zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej, handlowej i państwowej.
Niszczenie dokumentów.
Po upływie obligatoryjnych okresów przechowywania dokumentacji EURO AKTA niszczy na swój koszt dokumenty przeznaczone do wybrakowania.
Usługę niszczenie dokumentów świadczymy również podmiotom funkcjonującym w obrocie gospodarczym oraz wszelkim instytucjom państwowym i społecznym.
Usługę tą wykonujemy u siebie lub w siedzibie Zleceniodawcy. Drugie rozwiązanie definitywnie zabezpiecza wypłynięcie dokumentacji poza firmę Klienta.
Niszczenie przeprowadzamy we własnym zakresie, stosując procedury spełniające polskie normy i stopnie bezpieczeństwa.
